BENCHMARKEZ VOS COÛTS
avr. 21 , 2021 Florent Hainaut

Pourquoi le 2ième trimestre est-il le meilleur moment pour changer de secrétariat social ?

Peu d’entreprises osent challenger leur secrétariat social sur le prix ou la qualité du service obtenu et c’est un tort. Il n’est d’ailleurs pas toujours nécessaire de changer de prestataire pour optimiser ce poste de coûts. Voici quelques conseils pour vous aider dans vos démarches.

 

Quels sont les paramètres à prendre en compte dans votre analyse ?  

Il faut partir d’un état des lieux, avant d’opérer un tour de marché. Comme dans la plupart des cas, les contrats font rarement l’objet de révision régulière, il existe souvent de la marge pour revoir les conditions existantes. En fonction de l’analyse, différents scénarios sont possibles : renégocier certains aspects du contrat actuel dont les conditions de prix, les fais annexes en matière d’IT – ou envisager un changement de prestataire. Dans ce dernier cas, il faut mesurer les ressources internes disponibles pour encadrer ce changement, prendre en compte le temps requis pour un tel transfert, etc. Dans ce domaine, un changement de fournisseur n’est effectif qu’au 1er janvier et il existe un délai de préavis de 6 mois. Si l’on souhaite donc changer de prestataire l’année prochaine, il faut que le renom soit donné pour le 30 juin au plus tard ! C’est donc pour cela que le 2ème trimestre est le meilleur moment pour renégocier son contrat en cours ou faire des appels d’offres.

Le changement de secrétariat social est-il complexe à mener ?

C’est bien plus complexe que de changer de fournisseur de téléphonie ou d’énergie. Par contre, sur le plan théorique, le processus est plus encadré qu’on ne le pense : les secrétariats sociaux ont conclu entre eux une convention de collaboration dans laquelle ils conviennent de qui fait quoi lorsqu’un employeur change de prestataire ; il y a des délais de préavis à respecter ; etc. Sur le plan pratique, tout dépend de comment sera géré le projet. Il est important de bien mettre en rapport les gains tant financiers qu’opérationnels escomptés et les couts engendrés par la réalisation du projet en tant que tel. Dans des petites entreprises, les couts liés au secrétariat social ne sont souvent pas mirobolants : le gain d’argent ne vaudra pas forcément les efforts à engager.

>> À LIRE AUSSI : Comment bien choisir son secrétariat social ? 

À quels intervalles faut-il remettre en perspective les conditions qu’offre son secrétariat social ?

Si aucune analyse n’a été menée depuis plus de 3 ans, il est clairement nécessaire de le mettre dans l’agenda. Les évolutions technologiques sont telles que les secrétariats sociaux deviennent plus performants : le coût pour une même prestation diminue et cela doit donc pouvoir se marquer dans ce que rémunère l’entreprise. Il ne faut pas se limiter à une chasse aux coûts mais le tout est de trouver la solution la plus adaptée au besoin de l’entreprise, au prix le plus compétitif.  

Dans quel ordre de grandeur se situe l’économie qu’on peut espérer réaliser en revoyant le contrat en cours avec son secrétariat social ?

Si on reste relativement conservateur, il est possible de miser sur un gain potentiel de 10 à 15% pour une entreprise qui n’a pas revu les conditions de son contrat depuis 2-3 ans. Sans que cela implique nécessairement un changement de secrétariat social.

>> Découvrez le top 5 des secrétariat sociaux en Belgique