BENCHMARK UW KOSTEN
apr 21, 2021 Florent Hainaut

Waarom is het 2e kwartaal het beste moment om van sociaal secretariaat te veranderen?

Weinig ondernemingen durven hun sociaal secretariaat aan te spreken op de factuur of de kwaliteit van de verkregen dienst en dat is een vergissing. Het is niet altijd nodig van dienstverlener te veranderen om een optimalisatie te verkrijgen. Hier volgen enkele tips om de post sociaal secretariaat in uw kostenbeheer te verbeteren.

Wat zijn de parameters waarmee u bij uw analyse rekening moet houden?  

U moet beginnen met een inventarisatie van de huidige situatie, voordat u op marktonderzoek gaat. Aangezien contracten in de meeste gevallen zelden op regelmatige basis worden herzien, is er vaak ruimte om de bestaande voorwaarden te herzien. Afhankelijk van de analyse zijn verschillende scenario's mogelijk: heronderhandeling over bepaalde aspecten van het huidige contract - waaronder prijsvoorwaarden, IT-gerelateerde neveneffecten - of het overwegen van een verandering van leverancier. In het laatste geval moet worden nagegaan welke interne middelen beschikbaar zijn om deze verandering te ondersteunen, moet rekening worden gehouden met de tijd die voor een dergelijke overdracht nodig is, enz. In dit gebied gaat een verandering van aanbieder pas op 1 januari in en geldt een opzegtermijn van 6 maanden. Als u volgend jaar van aanbieder wilt veranderen, moet u dit dus uiterlijk op 30 juni aankondigen! Daarom is het 2e kwartaal het beste moment om opnieuw te onderhandelen over uw huidige contract of om aanbestedingen uit te schrijven.



Is de verandering van sociaal secretariaat ingewikkeld om uit te voeren?

Het is veel complexer dan het veranderen van telefoon- of energieleverancier. Anderzijds is het proces theoretisch beter geregeld dan men zou denken: de sociale secretariaten hebben onderling een samenwerkingsovereenkomst gesloten waarin zij afspreken wie wat doet wanneer een werkgever van dienstverlener verandert; er zijn opzegtermijnen die in acht moeten worden genomen; enz. In de praktijk hangt het allemaal af van de manier waarop het project wordt beheerd. Het is belangrijk de verwachte financiële en operationele baten af te wegen tegen de kosten van de uitvoering van het project zelf. In kleine ondernemingen zijn de kosten in verband met het sociaal secretariaat vaak niet erg hoog: het uitgespaarde geld zal niet noodzakelijk de moeite waard zijn.

>> LEES OOK: Hoe kiest u het juiste sociaal secretariaat?

Met welke tussenpozen moeten de door het sociaal secretariaat aangeboden voorwaarden worden herzien?

Als er al meer dan drie jaar geen analyse is uitgevoerd, is het duidelijk dat dit op de agenda moet worden gezet. De technologische ontwikkelingen zijn van dien aard dat de sociale secretariaten efficiënter worden: de kosten voor dezelfde dienst nemen af en dit moet dan ook tot uiting komen in wat de onderneming betaalt. Wij mogen ons niet beperken tot het jagen op kosten, maar het gaat erom de meest geschikte oplossing te vinden voor de behoeften van de onderneming, tegen de meest concurrerende prijs.  

Wat is de orde van grootte van de besparingen die kunnen worden gerealiseerd door het huidige contract met uw sociaal secretariaat te herzien?

Als we betrekkelijk voorzichtig blijven, kan een potentiële winst van 10 tot 15% worden geraamd voor een onderneming die de voorwaarden van haar contract gedurende 2-3 jaar niet heeft herzien. Dit impliceert niet noodzakelijk een verandering van sociaal secretariaat.

>> Ontdek de top 5 van de sociale secretariaten in België